01
เริ่มจากงานที่อยากปรับปรุง
จดปัญหาที่ทีมเจอในแต่ละวัน แล้วใช้เป็นโจทย์สำหรับดูเดโม เพื่อเลือกระบบจากงานที่ต้องการปรับปรุงจริง
- ต้องดูแลกี่โรงแรม กี่ห้อง และมีห้องประเภทใดบ้าง
- จุดใดส่งต่องานช้าระหว่างทีมจอง Front Desk แม่บ้าน และบัญชี
- เจ้าของต้องดูรายงานใดในแต่ละวัน และใครเป็นผู้จัดทำ
- แต่ละโรงแรมต้องใช้การตั้งค่าภาษีและรูปแบบเอกสารของประเทศใด
02
ลองทำงานตลอดการเข้าพักหนึ่งครั้ง
ให้ผู้สาธิตลองทำรายการจองจนถึงเช็กเอาต์ โดยให้แต่ละทีมช่วยดูข้อมูลและขั้นตอนที่ต้องใช้จริง
- ทีมค้นหาการจอง จัดห้อง และแก้ไขรายการตามโจทย์ได้หรือไม่
- เมื่อสถานะห้องเปลี่ยน Front Desk และแม่บ้านเห็นข้อมูลต่อกันอย่างไร
- ตรวจรายการค่าใช้จ่าย การรับชำระ Folio และการส่งต่องานปิดวันอย่างไร
03
ตรวจการใช้งานของแต่ละทีม
ให้คนที่ต้องใช้งานจริงมีส่วนร่วมในการดูเดโม ลองบนอุปกรณ์ที่ใช้อยู่ และตรวจขอบเขตข้อมูลของแต่ละบทบาท
- เจ้าของ Front Desk แม่บ้าน และแคชเชียร์ต้องทำรายการใดได้บ้าง
- การตั้งค่าที่เสนอใช้กับคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต และมือถือของทีมได้เหมาะสมหรือไม่
- พนักงานใหม่จะเรียนรู้ขั้นตอนและขอความช่วยเหลือจากช่องทางใด
04
แยกงานหลักออกจากส่วนเสริมและการเชื่อมต่อ
ทำรายการระบบที่โรงแรมต้องใช้ร่วมกัน แล้วตรวจแต่ละโมดูลและการเชื่อมต่อให้ชัดเจน ภาพหน้าจอช่วยเริ่มบทสนทนาได้ แต่ขอบเขตที่ตกลงควรระบุงานที่จะส่งมอบจริง
- ต้องใช้การเชื่อมต่อการจอง การรับชำระ POS หรือบัญชีใดตั้งแต่วันเริ่มใช้งาน
- รับส่งข้อมูลใด ไปในทิศทางไหน และอัปเดตบ่อยเพียงใด
- โมดูลใดรวมอยู่ เป็นทางเลือกเพิ่มเติม หรืออยู่ในแผนระยะถัดไป
05
เตรียมรับเหตุขัดข้องและตรวจการเข้าถึงข้อมูล
คุยถึงวิธีทำงานต่อเมื่ออินเทอร์เน็ตหรือบริการขัดข้อง โดยระบุให้ชัดว่างานใดยังทำได้และจะกลับมาใช้งานตามปกติอย่างไร
- เมื่อระบบขัดข้องยังดูข้อมูลใดได้บ้าง และรายการใดต้องเชื่อมต่อออนไลน์
- จัดการการสำรองข้อมูล ผู้รับผิดชอบกู้คืน และช่องทางติดต่ออย่างไร
- โรงแรมส่งออกข้อมูลและรายงานที่ต้องใช้ได้อย่างไร
06
ตกลงแผนเริ่มใช้งานที่ทำได้จริง
ก่อนเริ่มโครงการ ให้ยืนยันงานตั้งค่า ย้ายข้อมูล ฝึกอบรม และตรวจรับ พร้อมรายละเอียดบริการและค่าใช้จ่ายต่อเนื่องที่ตกลงกัน
- ใครเตรียมประเภทห้อง ราคา การจองเดิม และยอดยกมา
- ทีมใดต้องอบรม และต้องตรวจอะไรให้ผ่านก่อนเริ่มใช้งานจริง
- มีค่าตั้งค่า ค่าบริการต่อเนื่อง ค่าโมดูลเสริม และค่าดูแลเท่าใด
- ต้องตรวจแบบฟอร์มเอกสารและรายงาน PDF หรือ Excel ใดก่อนเริ่มใช้งาน
เตรียมข้อมูลเหล่านี้ก่อนดูเดโม PMS
สรุปโจทย์สั้น ๆ เพื่อให้การสาธิตตรงกับสิ่งที่โรงแรมต้องการ
- จำนวนโรงแรมและห้อง ประเภทห้อง และจุดขาย
- ปัญหาการทำงานที่อยากแก้สามเรื่องแรก
- ระบบที่ใช้อยู่และการเชื่อมต่อที่ต้องการ
- ทีมที่จะร่วมดูเดโมและอุปกรณ์ที่ใช้
- รายการจองตัวอย่างและรายงานที่ต้องการดู